稽核與資料保護

上線之後最常被法務與資安問的兩件事：出事查得到嗎、敏感資料會不會外流。這一章是這兩題的答案。

開始之前

• 你是管理員身分登入。「稽核紀錄」只給管理員看。
• 建議在開放全公司之前先設好這一章的東西。人多了再改，先前的紀錄不會回溯補上。
• 這一章講的是後台畫面上的設定。資料實際存放的合約條款請看你們的服務合約。

步驟 1 · 讀懂稽核紀錄

點左側「稽核紀錄」，標題「稽核紀錄 Audit Log」，副標寫著「設定變更、發布、資料存取與每次 Agent 使用的完整軌跡」。

紀錄只會新增，不會被改寫。 事件按日期分組，每一列由左到右是：時間、事件標籤、對象、by 操作者、摘要。

上方那排按鈕是快速篩選：「全部事件」「Agent 使用」「發布」「用量攔截」「權限拒絕」「登入拒絕」「資料來源」「推送已送達」「推送被拒絕」「任務執行」「CSV 匯入資料集」「規則執行」「Pack 安裝」「Pack 卸載」。

治理上最常查的幾種：

事件標籤	什麼時候會出現
「Agent 使用」	每一次有人使用某個 Agent
「用量攔截」	打到月上限而且模式是 block（見第 11 章）
「權限拒絕」	有人試圖使用他沒有權限的 Agent
「發布 Agent」「取消發布」「刪除 Agent」	助理的生命週期變更
「推送已送達」「推送被拒絕」	Agent 主動發訊息給員工
「登入成功」「登入拒絕」	身分相關
「Pack 安裝」「Pack 卸載」	應用中心的變更（見第 10 章）

底下還有一個輸入框寫著「輸入登入錯誤 Reference ID」。員工登入失敗時，畫面上只會給他一組隨機字串（不會透露失敗原因，這是刻意的）。請員工把那組字串截圖給你，貼進這個框按「查詢」，就能找到真正的原因。

篩選按鈕沒有列到的事件型別仍然會被記錄，用「全部事件」找得到。

步驟 2 · 開 PII 遮罩與封鎖詞

到「Agent 管理」→ 進該 Agent →「防護」分頁。這裡只有兩個設定，但兩個都很有份量。

「PII 遮罩」 是一個開關，說明寫著「送進模型前自動遮罩 Email / 台灣手機 / 身分證 / 信用卡號」。

打開之後，員工輸入裡的這四類資料在送出之前就會被換成標記，例如 〔EMAIL已遮罩〕、〔TW手機已遮罩〕、〔身分證已遮罩〕、〔信用卡已遮罩〕。模型收到的是遮罩後的版本。

建議所有對全公司開放的 Agent 都打開。副作用是：如果某個 Agent 的工作就是處理客戶聯絡資料，遮罩會讓它做不了事——這種 Agent 就別開，改用底下的封鎖詞和群組限制來收斂風險。

「封鎖詞」 是一個逗號分隔的輸入框，標籤寫著「封鎖詞（逗號分隔；輸入含這些詞會被擋下、不送模型）」，範例是「機密, 內部專案代號」。

命中的輸入會整句被擋下，員工會看到類似「輸入包含被封鎖的詞：「薪資」」的訊息。適合放：未公開的專案代號、併購案名稱、還沒發布的產品名。

不適合放日常會用到的詞。把「薪資」設成封鎖詞，HR 助理就等於報廢了。

改完按最上面的「儲存設定」。頁頭若出現「⚠ 已部署的 Runtime 仍在使用舊設定，重新部署後變更才會生效」，按「🔄 套用新設定並重啟」——已經接到 Discord／LINE／Slack 的 Agent 一定要按這個，否則新的防護設定不會套用到那條管道上。

步驟 3 · 決定稽核紀錄留多久、留多細

到同一個 Agent 的「用量 / 稽核」分頁，最底下的「稽核政策 Audit Policy」區塊。兩個設定：

「記錄使用者輸入摘要」 ——開關，說明是「稽核紀錄中保留每次輸入的前 120 字」。

• 打開：稽核列上看得到員工實際問了什麼。查問題方便，但等於在稽核紀錄裡留下員工的提問內容。
• 關掉：只留「誰在什麼時候用了哪個 Agent」，不留問了什麼。

隱私要求嚴格的公司通常關掉。關掉只影響之後的紀錄，先前留下的不會被清掉。

「保留天數 Retention」 ——預設 180 天。超過天數的事件會在查詢時被淘汰並實際刪除。

法遵有要求的話往上調（例如 365）。調小要小心：紀錄刪掉就回不來了。

按「儲存設定」。

步驟 4 · 知道資料放在哪

用概念的方式講清楚，好讓你回答法務與員工的問題：

公司的資料留在貴公司這套 Office Power 環境裡。 你上傳的知識庫檔案、建立的資料集、員工名錄、稽核紀錄，都在同一套環境內，不會為了給你看報表而複製到別的地方。

掛載的雲端資料夾是「讀取」，不是「搬家」。 掛載 Google Drive 資料夾時，Office Power 建立的是索引；按「卸載」或刪除知識庫，原始資料夾完全不受影響——刪除知識庫的確認訊息上就是這樣寫的。

送進模型的是遮罩後的內容。 PII 遮罩是在送出之前做的，不是事後補救。

稽核紀錄裡不會留下憑證。 你貼進來的各種 token 與密鑰，在寫進稽核紀錄之前會先被遮蔽掉。

紀錄不是永久的。 預設 180 天，由上一步的「保留天數」決定。

員工看不到後台。 一般員工的左側只有「對話」「我的看板」「Nova App」，「用量與費用」與「稽核紀錄」就算直接輸入網址也只會顯示「需要管理員權限」。

步驟 5 · 需要時把權限收回來

三種收法，效果不一樣：

你做的事	效果
Agent 按「取消發布」或停用	這個 Agent 立刻對所有人失效，包含已經接上的外部管道
「員工名錄」把某人按「停用」	他所有的管道綁定即刻失效，不用一個一個解綁
在 Agent 的「資料來源」分頁取消勾選某個知識庫	這個 Agent 之後查不到那個知識庫

有一件事要誠實講清楚：收回權限收的是「新的存取」，收不走「已經發生的對話」。 取消知識庫授權之後，同一個對話串裡先前已經讀到的內容還在上下文裡。要驗證權限真的收掉了，請開一個新的對話串、問一個沒問過的問題。

怎麼知道成功了

1. 到「對話」跟某個 Agent 講一句話，回「稽核紀錄」按「重新整理」，最上面出現一筆「Agent 使用」，by 是你。
2. 在某個測試用 Agent 的「防護」分頁設一個只有你會用到的封鎖詞，儲存（已部署的話按「🔄 套用新設定並重啟」）。
3. 回「對話」送一句含那個詞的話——被擋下，訊息裡提到輸入包含被封鎖的詞。
4. 打開「PII 遮罩」後貼一組手機號碼進對話，Agent 的回應顯示它收到的是 〔TW手機已遮罩〕。
5. 「用量 / 稽核」分頁的「保留天數 Retention」是你設定的數字。
6. 用一個非管理員帳號登入，左側沒有「Admin」那一區，直接開稽核紀錄的網址只看到「需要管理員權限」。

常見問題

症狀	原因 / 解法
「稽核紀錄」顯示「需要管理員權限」	這一頁只給管理員看。
舊的事件不見了	超過該 Agent 的「保留天數 Retention」（預設 180 天）就會被淘汰刪除。要留久一點就把天數調大——但已刪除的救不回來。
稽核列裡看不到員工問了什麼	該 Agent 的「記錄使用者輸入摘要」被關掉了。打開只會影響之後的紀錄。
事件標籤顯示成一串英文代號	那個事件型別還沒有中文標籤，篩選按鈕裡也沒有。用「全部事件」找得到。
封鎖詞在網頁對話擋得到，Discord 卻擋不到	那個 Agent 已經部署到外部管道，改完設定要按頁頭的「🔄 套用新設定並重啟」。
開了 PII 遮罩，Agent 的回答裡還是出現手機號碼	遮罩主要作用在送進模型之前。回覆端的遮罩在走平台的對話上生效；要更嚴格請把該類資料一併加進封鎖詞。
封鎖詞設完之後 Agent 幾乎不能用了	封鎖詞太日常。只放不該外流的專有名詞，不要放一般業務詞彙。
員工登入失敗但不告訴他原因	這是刻意的。請他把畫面上那組 Reference ID 給你，貼進稽核頁下方的查詢框按「查詢」。
取消了知識庫授權，Agent 還講得出裡面的內容	同一個對話串的上下文還留著。開新的對話串再驗一次。
想一次撤掉某個 Agent 的所有存取	按「取消發布」。這會讓它對所有人、所有管道立刻失效，設定都還留著，之後可以再發布。